اللائحة التنظيمية لفتح ونقل المدارس والمعاهد
أ ـ فتح المدارس والمعاهد الجديدة :
اولاً : عند صدور القرار الوزاري لفتح المدرسة يتم تحديد موقع المدرسة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
ثانياً : تقوم إدارة التخطيط المدرسي بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة من الإشراف التربوي وشؤون المعلمات والشؤون المدرسية وشؤون الموظفين .لتحديد الإداريات والمعلمات وعدد الطالبات وعدد الفصول مالم يتم التحديد من قبل الوزارة للفصول الجديدة وتامين مستخدمين ومستخدمات .
ثالثاً : بعد تحديد مديرة للمدرسة تسلم نسخة من مفاتيح المبنى من قبل الإشراف التربوي لتحديد غرف الإداريات والمعلمات والفصول في المباني المستأجرة . ثم تكلف بعمل بيان باحتياجات المدرسة من التجهيزات المكتبية والمدرسية والتنسيق مع إدارة الشؤون المدرسية لتامين ما يلزم .
رابعاً : يقوم قسم المستودعات بنقل كل ما يلزم المدرسة من أثاث مكتبي ومدرسي بعد إشعاره من الشؤون المدرسية دون تأخير في حالة توفر ذلك بالمستودع ، وإلا تقوم إدارة الشؤون المدرسية بالتنسيق مع الشؤون المالية لعملية تامين المطلوب .
خامساً : يقوم الإشراف الإداري بجرد كل ما تم تأمينه للمدرسة ويسلم الأصل لإدارة مراقبة المخزون وتسجيله كعهدة على مديرة المدرسة ، وصورة لكل من : ( مديرة المدرسة ـ إدارة التخطيط المدرسي ـ الإشراف التربوي ـ المستودعات ) .
سادساً : يكون الافتتاح الفعلي للمدرسة بعد صدور القرار الإداري المنظم لفتح المدارس من المدير العام لتربية وتعليم البنات بالأحساء .
سابعاً : لا يتم استقبال الطالبات في المدارس الجديدة إلا بعد تامين جميع المقاعد للطالبات وتامين ما يلزم المدرسة من أثاث مكتبي ومدرسي .
ثامناً : في حالة وجود موقع المدرسة في حي سكني بعيد عن سكن بعض الطالبات تؤمن حافلة لنقلهن وذلك بعد التنسيق مع قسم الحركة .
ب ـ نقل المدارس والمعاهد :
عند نقل المدرسة أو المعهد من مبنى إلى مبنى أخر يجب مراعاة الآتي :
أولا : بعد تحديد المبنى الجديد للمدرسة المنقولة تقوم إدارة التخطيط المدرسي بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتفعيل النقل .
ثانيا : يقوم الإشراف الإداري بإشعار مديرة المدرسة أو من ينوب عنها بجرد عهدة المدرسة في بيان يوضح فيه جميع أثاث المدرسة .
ثالثا : يقوم قسم الصيانة بمعاينة أثاث المدرسة وكتابة تقرير عن حالة الأثاث الصالح والأثاث التالف كل في بيان مستقبل ويسلم التقرير لإدارة التخطيط المدرسي.
رابعا : يسلم الإشراف الإداري لمديرة المدرسة أو من ينوب عنها نسخة من مفاتيح المبنى الجديد لتحديد غرف الإداريات والمعلمات والفصول .
خامسا : بمتابعة إدارة التخطيط المدرسي تقوم إدارة الشؤون المدرسية بتامين ما يلزم من أثاث مكتبي ومدرسي بعد جرد العهدة القديمة .
سادسا : يقوم قسم المستودعات بنقل الأثاث الصالح للمدرسة إلى المبنى الجديد ، ونقل الأثاث التالف إلى مستودع الإدارة بعد تسليمه كرجيع للمستودعات ، ونقل ما يتم تعويضه من إدارة الشؤون المدرسية بدل الأثاث التالف إلى المبنى الجديد .
سابعا : تتحمل مديرة المدرسة أو من ينوب عنها مسؤولية ترك الأوراق الرسمية وما في حكمها داخل المبنى القديم .
ثامنا : على مديرة المدرسة أو من ينوب عنها عدم الانتقال إلى المبنى الجديد إلا بعد صدور القرار الإداري من المدير العام للإدارة ، وتسليم عهدة المدرسة ومفاتيح المبنى القديم للجهة المختصة .( قسم الأجور بالشؤون المالية ) .
تاسعا : يقوم قسم الأجور بالدارة بإشعار صاحب المبنى المستأجر في حالة الاستغناء عنه بمراجعة الإدارة لإنهاء إجراءاته وتسليمه المبنى .
عاشرا : يقوم الإشراف الإداري بتكليف مديرة المدرسة أو من ينوب عنها بجرد عهدة المدرسة الجديدة بالكامل في بيان مستقل والتوقيع على سلامتها واستلامها ويكون أصل البيان لإدارة الشؤون المدرسية وصورا للجهات ذات العلاقة .
الحادي عشر : التأكيد على مديرة المدرسة من قبل الإشراف الإداري بعدم تبديل الغرف الإدارية والتعليمية والتي خصصتها الشؤون الهندسية لذلك في المباني الحكومية مراعاة لسلامة المبنى .
الثاني عشر : لا يتم نقل الطالبات إلى المبنى الجديد إلا بعد تامين جميع المقاعد للطالبات وتامين ما يلزم المدرسة من أثاث مكتبي ومدرسي .
الثالث عشر : يكون نقل الطالبات من مبنى إلى مبنى أخر مع بداية العام الدراسي أو بداية الفصل الثاني مراعاة لظروف الطالبات وحرصا على مصلحتهن بحيث لا يكون النقل في وسط الفصل أو قرب الامتحانات .
الرابع عشر : التنسيق مع قسم الحركة في حالة الحاجة الى زيادة في عدد الحافلات .
ج ـ ضم وفصل المدارس :
عند الحاجة إلى ضم أو فصل المدارس تتخذ الإجراءات التالية :
أولا : النظر في إمكانية المدرسة التي ستضم إليها المدرسة الأخرى من ناحية عدد الفصول وعدد الطالبات وذلك بالتنسيق بين إدارة التخطيط المدرسي وشؤون الطالبات والإشراف الإداري.
ثانيا : في حالة استيعاب المبنى للمدرستين ينظر في إمكانية عمل قواطع لفصل كل مدرسة لوحدها بإدارتين مستقلتين .
ثالثا : في حالة عدم إمكانية فصل المدرستين تدمج المدرستين بمسمى مدرسة واحدة وبإدارة واحدة ، ويبقى المسمى الآخر لحين وجود مبنى .
رابعا : عند زيادة المعلمات بعد ضم المدرستين يتم التنسيق بين الإشراف التربوي وشؤون المعلمات
د ـ انتقال المديرة من المدرسة :
عند انتقال المديرة من المدرسة لأي سبب من الأسباب تتخذ الإجراءات التالية :
أولا : تشكيل لجنة من الإشراف الإداري لعملية الاستلام والتسليم .
ثانيا : تقوم هذه اللجنة بالحصول على بيان من مراقبة المخزون بعهدة المدرسة لمطابقتها على العهد الموجودة في المدرسة .
ثالثا : تقوم مديرة المدرسة بجرد جميع العهد حسب البيانات المعدة ويتم التوقيع من قبل المديرة السابقة والمديرة الجديدة المستلمة او من ينوب عنها ، ورفع البيانات الى مراقبة المخزون.
رابعا : تعد اللجنة بيان بالعهد الناقصة أو التالفة في بيان ليتم تعويض المدرسة عنها .
خامسا : في حالة عملية النقص ، على اللجنة إعداد محضر في ذلك ليتم رفعه للمساعد للشؤون الإدارية لإصدار القرار المناسب حسب ما يراه .
سادسا : في حالة المطابقة وفي حالة النقص يتم إخلاء طرف المديرة السابقة عن طريق الإدارة بعد صدور القرار المشار في الفقرة الخامسة .